02.11.2022

Cierre de hoja registral y cancelación de asientos

En una entrada anterior publicada en Legal Today (http://www.legaltoday.com/blogs/transversal/blog-ilp-abogados/cierre-de-la-hoja-registral) ya decíamos que “Los españoles somos más permeables a las medidas coercitivas que al valor que comporta para la sociedad un comportamiento cívico y responsable”.

En cualquier país encontramos, entre otras, medidas limitadoras de velocidad, imponiendo llevanza de contabilidad, u obligando a vacunar a mascotas.

Pero dejando lo filosófico al margen es momento de volver al asunto que titula estas líneas. El cierre de la hoja registral y la cancelación de asientos registrales.

Aun encontramos muchos empresarios sorprendidos cuando descubren el cierre de la hoja registral de su empresa. Que no entienden sus efectos. Y que confunden, el cierre de la hoja registral con la cancelación de asientos.

Con el presente artículo, trataremos de diferenciar una figura de la otra, y sus consecuencias para los administradores de sociedades. Veremos: Las causas de cierre de la hoja registral, su reapertura y consecuencias. Y trataremos también el concepto “cancelación de la hoja registral” y la responsabilidad de liquidadores tras la cancelación.

Causas de Cierre de la Hoja Registral

Como decíamos, el cierre de la hoja registral, lo trató ILP Abogados en el mencionado artículo publicado por Legal Today. Para mayor detalle, por favor, visite el enlace compartido líneas más arriba.

En definitiva, es una penalización resuelta de oficio, bien por el Registro Mercantil o por la Agencia Tributaria. Por haber dejado de depositar cuentas anuales, en el primer caso, o por deudas tributarias en el segundo.

Cierre de la Hoja Registral por el Registro Mercantil

Si transcurrido un año desde el cierre del ejercicio contable, no se depositan las Cuentas Anuales, el RM, cierra la hoja registral. (Art. 378 del RRM).

La publicación de los estados contables es una obligación anual. Las Cuentas Anuales son información pública, y los administradores firman en ellas la imagen fiel de la compañía que administran. Cualquier operador del mercado puede así, obtener información contable de un potencial cliente o proveedor. Pues bien, no proceder con ese depósito, no publicar las cuentas, está penalizado con el cierre de la hoja.

El cierre de la hoja registral implica que ningún acuerdo social tendrá acceso a la hoja. Cambio de domicilio social, de denominación, ampliación de capital, modificación de retribuciones a administradores… y, por tanto, carecerán de eficacia frente a terceros. Este es el conocido principio de publicidad negativa, art 21 CCOM: “Los actos sujetos a inscripción sólo serán oponibles a terceros de buena fe desde su publicación en el BOE”.

Existen 4 excepciones a esta prohibición de inscripción:

El cese o dimisión de Administradores, Gerentes, Directores Generales o Liquidadores.
La revocación o renuncia de poderes
La disolución de la sociedad y el nombramiento de Liquidadores
Los ordenados por Autoridad Judicial o Administrativa.

Si te ha interesado este artículo no dudes en leer:

Responsabilidad de los administradores por falta de depósito de las Cuentas Anuales

Los deberes de los administradores en relación con las Cuentas Anuales se establecen, entre otros, en el artículo 34 CCom. El órgano de administración debe formular las Cuentas dentro de los tres meses siguientes al cierre del ejercicio social. La Junta General deberá aprobarlas en los tres meses siguientes a la formulación. A partir de este momento, los administradores disponen de un mes para depositarlas en el Registro Mercantil.

Cierre de la Hoja Registral por la Agencia Estatal Tributaria

Hacienda puede cerrar la hoja registral por los motivos relacionados en el Art 119 de la Ley del Impuesto de Sociedades.

El art. 119 LIS establece que la AEAT podrá dictar acuerdo de baja provisional en el Índice de Entidades (Censo de sociedades):

Cuando los débitos tributarios de la entidad con la Hacienda pública del Estado sean declarados fallidos.
Cuando la entidad no hubiere presentado la declaración del IS por 3 períodos impositivos consecutivos.

Esa baja en el censo de sociedades, se notificará al RM, que procederá al cierre de la hoja registral. (De conformidad con lo establecido en el art. 119.2 LIS).

Consecuencias del Cierre de la Hoja Registral

Ya hemos mencionado imposibilidad de inscribir acuerdos que requieren de inscripción para que tengan eficacia frente a terceros. El principio de publicidad negativo más arriba mencionado.

Además, la LSC y la LGT, prevén sanciones:

De 1.200€ a 60.000€ por el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas. Art. 283 LSC.
Sanción de 600€ por la no llevanza o conservación de la contabilidad. Art. 200 LGT
Posible multa de 200€ por no presentar impuesto de sociedades en plazo. 198 LGT

El acuerdo de baja provisional, no implica la exención de las obligaciones tributarias (Art. 193 LSI). La AEAT comunica la baja al RM, para que cierre la hoja, pero las deudas generadas perduran con todas sus consecuencias.

Además, el cierre de hoja registral, por los motivos establecidos en el artículo 193 LSI, es causa de revocación del CIF; Artículo 147.1.a del Reglamento General de la Agencia Tributaria. Es decir, la sociedad, no podrá operar comercialmente. No podrá facturar por sus servicios o mercaderías, ni que terceros les facturen las suyas.

La no presentación de las cuentas supone que el administrador no ha actuado con la debida diligencia de un ordenado empresario (artículo 225 LSC). Tanto la sociedad, como sus socios, o un tercero, pueden reclamar los daños causados por el administrador.

Además, en caso de concurso de acreedores, la falta de depósito de cuentas, es motivo de presunción de culpabilidad (art 165 LC).

¿Qué viene resolviendo nuestra Jurisprudencia respecto de la responsabilidad de administradores por falta del depósito de CCAA? EL TS señala, que la falta de depósito de cuentas, no prueba suficientemente, la responsabilidad de acreedores por daño causado al acreedor. Pero también dice, que si constituye un indicio de responsabilidad.

A este efecto, traemos dos sentencias recientes, de Audiencias Provinciales, que refieren expresamente, la jurisprudencia del Supremo:

SAP PONTEVEDRA 241/2017 de 25 DE MAYO

“siendo doctrina jurisprudencial sobradamente conocida la de que la falta de presentación de las cuentas opera una presunción en contra de los administradores demandados, que habrán de contrarrestar con una actividad probatoria que convenza sobre la inexistencia del desbalance”.

SAP MADRID 411/2018 de 13 de julio

(…) La Sala 1ª del Tribunal Supremo (en sus sentencias de 26 de abril y de 20 de junio de 2005) ha señalado que el reproche de la falta de presentación de las cuentas anuales en el Registro Mercantil sólo podría sustentar la acción individual de responsabilidad si estuviera causalmente conectada con el daño que se afirma haber sufrido por el demandante. Sin embargo, el incumplimiento de una obligación social, como lo es la de depositar las cuentas, no podría ser, por sí mismo, un dato determinante de la responsabilidad del administrador cuando no se hubiera puesto de manifiesto, como ocurre en el presente caso, que pudiera establecerse relación causal alguna entre el incumplimiento de las obligaciones de depósito contable y el daño por el que se está reclamando (el impago de deudas contraídas por la sociedad). (…)

Reapertura

Por último, indicar, que se podrá proceder a la reapertura de la hoja registral:

Si la cerró el RM: «Para reabrir la hoja registral y poder inscribir los documentos que se presenten, será necesario depositar los tres últimos ejercicios contables», ello de acuerdo con la Resolución 23/11/2016 de la Dirección General Registros y Notariado.

Si la cerró Hacienda: El deudor, se deberá poner al corriente de pago y solicitar nueva alta ante la AEAT. Una vez la AEAT le de alta en el Índice de Sociedades, se procederá a la reapertura de la hoja registral.

Cancelación de los Asientos Registrales

La cancelación de asientos registrales implica, la eliminación de las diferentes decisiones adoptadas por la sociedad, que son objeto de inscripción. Por ejemplo, una ampliación de capital que, tras ser recurrida por alguno de sus socios, sea declarada nula judicialmente. La decisión de constituir una sociedad, es causa de la apertura de la hoja registral, y su primera inscripción.

El ejemplo claro de cancelación de asientos registrales, es el de una liquidación ordenada, o concursal, de una sociedad. Según se proceda de acuerdo con el artículo 371 y ss de la LSC o con el procedimiento establecido en la LC.

El final del proceso en uno u otro caso, es la cancelación de todos los asientos registrales. La cancelación de todos sus asientos, desde que se decidió constituir la compañía. La extinción de la sociedad.

Es decir, la cancelación, no implica una paralización de la eficacia frente a terceros de las decisiones sociales. La cancelación trae su causa en la “desaparición” de las decisiones sociales, en el caso de liquidación, la extinción.

Consecuencias de la Cancelación de los Asientos Registrales

Como decimos, la consecuencia de la cancelación es la desaparición del acuerdo social. En el caso de liquidaciones, la cancelación implica, “la desaparición de la sociedad”.

Pero a pesar de que la sociedad haya sido cancelada, la misma, sigue siendo susceptible de reclamaciones, que se podrán formular ante la persona del liquidador. Así lo tiene resuelto nuestro TS, y traemos por todas, la STS 1991/2017:

(…) aunque formalmente la cancelación de los asientos registrales relativos a la sociedad conlleva su extinción, no podemos negarle cierta personalidad jurídica respecto de reclamaciones derivadas de pasivos sobrevenidos. Estas reclamaciones presuponen que todavía está pendiente alguna operación de liquidación. Es cierto que la actual Ley de Sociedades de Capital, en su art. 399, prevé́ la responsabilidad solidaria de los antiguos socios respecto de las deudas sociales no satisfechas hasta el límite de sus respectivas cuotas de liquidación, en caso de pasivos sobrevenidos. En muchos casos, para hacer efectiva esta responsabilidad, no será́ necesario dirigirse contra la sociedad. Pero reclamaciones como la presente, sin perjuicio de que acaben dirigiéndose frente a los socios para hacer efectiva responsabilidad solidaria hasta el limite de sus respectivas cuotas de liquidación, pueden requerir de un reconocimiento judicial del crédito, para lo cual resulte conveniente dirigir la demanda frente a la sociedad. En estos supuestos, en que la reclamación se basa en que el crédito reclamado debería haber formado parte de la liquidación, y que por lo tanto la practicada no es definitiva, no sólo no debemos negar la posibilidad de que pueda dirigirse la reclamación frente a la sociedad, sino que, además, no debemos exigir la previa anulación de la cancelación y la reapertura formal de la liquidación. De este modo, no debe privarse a los acreedores de la posibilidad de dirigirse directamente contra la sociedad, bajo la representación de su liquidador (…)

Es decir, a pesar de que la compañía haya sido liquidada, aun puede ser responsable por obligaciones pendientes. La sociedad, en la persona de su liquidador, está capacitada para ser parte de esas posibles reclamaciones.