¿Cuánto tiempo debes conservar los documentos de tu empresa?

Libros, facturas, contratos, escrituras… son algunos de los documentos que inundan las oficinas de las empresas.

En muchas ocasiones nos preguntamos cual es nuestra obligación legal respecto a la obligación de conservar los documentos.

Pues bien, con esta breve colaboración tratamos de dar respuesta a dicha pregunta. Además, se intenta dar algunas pautas de la casuística general.

Cualquier proceso de adquirir o vender una empresa exige conservar los documentos, pues éstos serán analizados en los diferentes Tipos de Due Diligence.

Conservar los documentos: Regla General.

Es el artículo 30 del Código de Comercio el que regula esta cuestión. Señala que los empresarios tienen el deber de conservar los documentos durante 6 años.

Aunque no lo señala de manera específica, la obligación de conservar los documentos afecta a libros (de todo tipo y naturaleza), correspondencia, documentación y justificantes concernientes al negocio.

El plazo de los 6 años empieza a contar a partir del último asiento realizado en los libros. Y todo ello, siempre y cuando no exista disposición general o especial que amplíe dicho plazo.

Podemos decir entonces que, con carácter general, la documentación contable, fiscal, laboral o mercantil debe guardarse, al menos, 6 años.

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Due Diligence Legal

La Due Diligence Legal es el análisis del negocio mediante la revisión de documentos y entrevistas a los empleados.

Conservar los documentos: Plazos de prescripción.

Muchas empresas asocian la obligación de conservar los documentos a los plazos de prescripción de las obligaciones asociadas a los mismos.

Sin embargo tal asimilación no es correcta.

Es decir, aunque la prescripción laboral a efectos de infracciones sea de 3 años la documentación soporte correspondiente debe conservarse, al menos, 6 años. Tal y cómo indica el código de Comercio.

En este cuadro se relacionan los plazos de prescripciones más típicos:

Conservar los documentos: otros plazos

Hay otros documentos respecto de los que no existe plazo específico de conservación. En cualquier caso es recomendable:

• Prestamos: Su conservación hasta que sean devueltos o cancelados
• Garantías: Su conservación hasta que se hayan cancelado
• Bienes de inversión: Su conservación hasta que se haya cumplido el plazo de regularización del IVA (puede alcanzar los 9 años)
• Documentación de ejercicio con Bases Imponibles Negativas: Su conservación hasta pasados 4 años desde su compensación

Conservar los documentos: Blanqueo de capitales

La Ley 10/2010 de 28 de abril, establece en su artículo 25 un período mínimo de conservación de documentos:

• 10 años para la documentación que fundamente el cumplimiento de las obligaciones legales en esta materia.

En concreto:

• Copia de los documentos exigibles en aplicación de las medidas de diligencia debida.
• Original o copia de los documentos o registros que acrediten adecuadamente las operaciones y los intervinientes.

Conservar los documentos: Reglamento General de Protección de Datos (RGPD)

A los efectos de conservación de documentos, también hay que tener en cuenta la protección de los datos personales.

El RGPD obliga a  establecer una fecha de destrucción de  los documentos que contienen datos de carácter personal. Tales como: clientes, trabajadores o proveedores.

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