El Covid y los plazos societarios

En situaciones normales:

• Antes del 31 de marzo (inclusive), el órgano de administración debe formular Cuentas Anuales. Igualmente debe realizar propuesta de aplicación del resultado.
• Los auditores deben emitir su informe en un mes desde la entrega de las cuentas firmadas por los administradores. Lógicamente, ello aplica en caso de obligación de auditar cuentas.
• Antes del 30 de abril (inclusive) deben legalizarse los libros contables y mercantiles.
• La junta, antes del 30 de junio (inclusive) deberá aprobar las cuentas anuales así como la aplicación del resultado.
• Un mes después de la Junta General de aprobación las cuentas, estas deberán depositarse en el Registro Mercantil.

En situación de COVID- 19:

El pasado 18 de marzo de 2020 entró en vigor el Real Decreto 8/2020. En el se adoptaron una serie de medidas de flexibilización del régimen de funcionamiento y organización de las personas jurídicas.

Este Real Decreto Ley fue ampliado por el 11 /2020 de 31 de marzo. Diferentes organismos han ido publicando documentos interpretativos al respecto.

En relación con la cuestión que nos ocupa, se introducen las siguientes novedades, aplicables mientras dure el estado de alarma:

1. Se permite la celebración de reuniones de los órganos de administración por:

1. 1. Videoconferencia o,
   2. conferencia telefónica múltiple o,
   3. por escrito y sin sesión.

Y ello, aunque los estatutos no lo contemplen, siempre y cuando se tengan los medios necesarios.

2. Plazo para la formulación de Cuentas Anuales:

Pasa del 30 de marzo (fecha límite) a 3 meses desde que se levante el estado de alarma (fecha límite).

3. Verificación Contable de las Cuentas Anuales:

Se distinguen 2 supuestos:

• • La formulación se ha realizado antes del 14 de marzo (fecha del estado de alarma): La verificación se debe realizar en los 2 meses siguientes desde el levantamiento del estado de alarma
  • La formulación se ha realizado durante el estado de alarma. La verificación se realizará:
    • En el plazo legalmente establecido o
    • En 2 meses desde el levantamiento del estado de alarma.

4. Plazo para aprobar las Cuentas Anuales:

El plazo para aprobar las Cuentas Anuales sigue siendo de 3 meses desde la formulación. Esto puede suponer un máximo de 6 meses desde que se levante el estado de alarma.

5. Plazo para la legalización de libros:

Los textos publicados no hacen mención alguna al respecto.  No obstante, considerando la suspensión general de los plazos ordinarios, cabe interpretar que este plazo también está en suspenso. Y por tanto, se entiende que el límite será el mes siguiente de la formulación de cuentas. Esto es, como máximo, el cuarto mes desde que se levante el estado de alarma.

Cabe añadir que estos plazos ampliados, no dejan de ser plazos máximos. Y por tanto la compañía puede seguir con su rutina de todos los años si así lo desea.

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Aprobación de cuentas sin informe de auditor. ¿Pueden depositarse?

El acompañamiento del informe de auditor a las cuentas anuales es uno de los requisitos exigidos para su depósito. Este requisito es exigible cuando la sociedad está obligada a la auditoria por una disposición legal.

El día a día mercantil sin posibilidad de elevación a público:

Otra cuestión importante ha sido la paralización de las notarías. Estas han quedado relegadas a temas de extrema urgencia.

Cierto es que la laxitud o permisividad o digamos la definición de urgencia ha sido diferente en los diferentes territorios.

Temas urgentes eran básicamente temas de financiación.

Con el plan de desescalada, se ha publicado una instrucción de la dirección general de seguridad jurídica y fe pública. En ella se vincula la desescalada a los trámites notariales. Existen 4 fases:

Fase 0 o preparatoria: Ya no solo se atenderán casos urgentes, sino que se podrán ampliar dando preferencia a los primeros. Siempre con cita previa.

Fase 1 o inicial:  La actividad notaria a los casos urgentes no estará limitada, pero será necesaria cita previa.

Fase 2 o intermedia: Se intentarán evitar las aglomeraciones. Seguirá siendo necesaria cita previa, pero sin limitación de firmas.

Fase 3 o avanzada: Se intentarán evitar aglomeraciones y las citas serán recomendables y no habrá limitación de firmas.

Por todo ello, parece que cada día que pasa está más cerca la ansiada normalidad. Y el poder poner al día todos los trámites atrasados.

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