Externalice su Secretaría de Consejo, libere tiempo y gane tranquilidad

¿Qué es la Secretaría de Consejo?

La Secretaría de Consejo se desarrolla a través del cargo del Secretario (o en, su caso, Vicesecretario/s) del Consejo de Administración. El Secretario se encarga de dar soporte al Consejo de Administración en el ejercicio de sus funciones. Es un profesional cualificado que se encarga de redactar las actas de las reuniones del Consejo, preparar la documentación necesaria para las mismas, custodiar los libros de la sociedad y dar fe de los acuerdos adoptados.

Funciones de la Secretaría de Consejo

Las funciones de la Secretaría de Consejo son numerosas y variadas. Entre las más importantes se encuentran, entre otras, el redactar y conservar las actas de las reuniones del Consejo de Administración, custodiar los libros de la sociedad, certificar las actas y acuerdos de los órganos colegiados de las sociedades de capital con el visto bueno del presidente del Consejo, llevar a cabo las comunicaciones del Consejo de Administración y asesorar al Consejo de Administración sobre cuestiones legales de índole mercantil.

Facultad certificante

El Secretario tiene atribuida una facultad específica y relevante: la certificación de actas y acuerdos de los órganos colegiados de las sociedades mercantiles. Esta facultad, otorgada tanto al Secretario como al Vicesecretario, si lo hubiere, implica la capacidad de emitir certificados que dan fe del contenido y validez de las decisiones adoptadas por el Consejo de Administración u otros órganos colegiados de la sociedad.

El Secretario (o Vicesecretario) puede certificar las actas de las reuniones del Consejo de Administración y las Juntas Generales. Las actas certificadas constituyen documentos oficiales que reflejan fielmente las deliberaciones, acuerdos y decisiones tomadas en dichas reuniones.

Para que un certificado emitido por el Secretario o Vicesecretario tenga validez legal, deben cumplirse ciertos requisitos: a)  El certificado debe identificar claramente el órgano colegiado al que pertenece el acta o acuerdo certificado; b)  Se debe indicar la fecha y lugar de celebración de la reunión en la que se adoptó el acta o acuerdo certificado; c) El certificado debe resumir fielmente el contenido del acta o acuerdo certificado, incluyendo los puntos relevantes y las decisiones adoptadas; d) El certificado debe estar firmado por el Secretario o Vicesecretario y con el visto bueno del Presidente del órgano colegiado correspondiente.

La facultad de certificación del Secretario o Vicesecretario del Consejo reviste gran importancia en el ámbito societario, ya que garantiza la autenticidad y validez de las decisiones, facilita la comunicación y publicidad de las decisiones y aporta seguridad jurídica a las relaciones societarias al garantizar la transparencia y trazabilidad de las decisiones tomadas por los órganos de gobierno de la empresa.

Facultades y deberes adicionales

Más allá de las responsabilidades centrales descritas, el Secretario del Consejo también puede asumir deberes adicionales según lo delegue el Consejo o lo prescriban los estatutos de la empresa.

Estos pueden incluir la gestión de la agenda y el calendario del Consejo, la coordinación con los presidentes de los comités y organización de las reuniones de los comités, la preparación y distribución de materiales para reuniones, el mantenimiento de canales de comunicación con los miembros del Consejo, la supervisión de la implementación de las decisiones del Consejo o el asegurar el cumplimiento de las directrices de gobierno corporativo.

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Beneficios de externalizar la Secretaría de Consejo

Externalizar la Secretaría de Consejo puede aportar numerosos beneficios a las empresas ya que permite liberar tiempo al Consejo de Administración para que pueda dedicarse a lo que realmente importa, el negocio, garantizar la profesionalidad y el cumplimiento legal, reducir costes, acceder a un equipo de profesionales especializados y ganar tranquilidad.

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