Secretarías de Consejo 2.0: Digitalización y automatización para la era moderna

Introducción

En la era digital en la que nos encontramos, la transformación tecnológica ha llegado a todos los ámbitos de la sociedad y la economía, y el mundo empresarial no es una excepción. La digitalización se ha convertido en una herramienta esencial para la competitividad y la eficiencia en los procesos empresariales, y los Consejos de Administración no pueden quedarse atrás.

¿Por qué es importante implementar soluciones digitales en Secretarías de Consejo?

En un mundo cada vez más conectado y veloz, la digitalización se ha vuelto esencial para la competitividad y garantizar la eficiencia en los procesos empresariales. Las soluciones digitales para Secretarías de Consejo son una apuesta por la innovación y la sostenibilidad en la gestión empresarial. La realización de reuniones por videoconferencia, el uso de plataformas de firma electrónica, y la implementación de herramientas de comunicación y colaboración digital son solo algunos ejemplos de cómo la digitalización puede mejorar y modernizar la gestión de las Secretarías de Consejo.

¿Pueden realizarse reuniones del Consejo de Administración por videoconferencia? ¿Y Juntas Generales de socios?

En los últimos años, desde la pandemia, se ha incrementado la asistencia telemática de los Consejeros a las reuniones del Consejo de Administración y en Juntas Generales de socios en lugar de la asistencia física tradicional. Realizar reuniones por videoconferencia, permite que los socios y consejeros puedan asistir desde cualquier parte del mundo, ahorrando tiempo y recursos en desplazamientos. Asimismo, es posible la celebración de estas reuniones de forma híbrida.

La Ley de Sociedades de Capital regula la posibilidad de asistencia telemática y la realización de Juntas Generales exclusivamente telemáticas, guardando silencio en cuanto a las reuniones del Consejo de Administración, sin perjuicio de lo cual, esta alternativa es comúnmente admitida.

No obstante, es necesario cumplir determinados requisitos para poder celebrar reuniones por videoconferencia. En particular, es necesario que los estatutos sociales recojan esta posibilidad.

Por lo tanto, es posible que tanto el Consejo de Administración como la Junta General celebren reuniones íntegramente telemáticas o mixtas, siempre que se prevea en los estatutos sociales la asistencia a las mismas a través de medios telemáticos. Si los estatutos prevén la posibilidad de asistencia a la Junta General por medios telemáticos, que garanticen la identidad del sujeto, en la convocatoria de la reunión deben detallarse los plazos, formas y modos de ejercicio de los derechos de los socios.

La celebración de la junta exclusivamente telemática está supeditada en todo caso a que la identidad y legitimación de los socios y de sus representantes se halle debidamente garantizada y a que todos los asistentes puedan participar efectivamente en la reunión mediante medios de comunicación a distancia apropiados. El anuncio de la convocatoria informará de los trámites y procedimientos que habrán de seguirse para el registro y formación de la lista de asistentes, para el ejercicio por estos de sus derechos y para el adecuado reflejo en el acta del desarrollo de la Junta. La Junta exclusivamente telemática se considerará celebrada en el domicilio social, con independencia de dónde se halle el presidente de la junta.

Si te ha interesado este artículo no dudes en leer:

Quorum y mayorías legales en junta y consejo en las SL y SA

Tanto en Juntas Generales (Asambleas) como en Consejos de Administración (Directorios) las reglas del juego para constituir la reunión son críticas y ponen en evidencia el alcance del poder de las minorías y las mayorías.

¿Cómo agilizar los procesos de firma de documentación societaria?

La utilización de plataformas de firma electrónica es una herramienta muy útil para agilizar y mejorar la gestión de la Secretaría de Consejo, y en particular, para la firma de documentación societaria, incluyendo actas de reuniones de Juntas Generales de socios y Consejos de Administración.

La utilización de plataformas de firma electrónica permite firmar, entre otras, el acta de la reunión de forma remota y segura, sin necesidad de desplazamientos ni envíos postales. Además, la firma electrónica garantiza la autenticidad e integridad del documento.

Utilizar plataformas de firma electrónica agiliza los procesos de aprobación y firma de documentos, lo que permite una toma de decisiones más rápida y eficiente; reduce el uso de papel y los costes asociados, lo que contribuye a la sostenibilidad y la eficiencia económica. Además facilita el seguimiento y almacenamiento de los documentos firmados, lo que mejora la transparencia y el control de la actividad de los órganos sociales.

¿Qué medidas de seguridad deben tenerse en cuenta en la digitalización de las Secretarías de Consejo?

La seguridad es un aspecto fundamental en la digitalización de las Secretarías de Consejo ya que se maneja información sensible y confidencial. El uso de plataformas y herramientas seguras y de confianza, la implementación de protocolos y políticas de seguridad claros y la formación y concienciación de los miembros del Consejo de Administración en materia de ciberseguridad son algunas de las medidas de seguridad a considerar.

En ILP Abogados, somos conscientes de la importancia de la digitalización en el mundo empresarial, y por ello, ofrecemos un servicio integral de asesoramiento y acompañamiento en la implementación de soluciones digitales para Secretarías de Consejo, adaptándonos a las necesidades y objetivos de cada empresa, y garantizando la seguridad y el cumplimiento normativo en todo el proceso.

Ayúdanos a mejorar: 

https://www.sondea.eu/s3/0689418e96be

Si te ha gustado este artículo, también puede resultarte interesante la lectura del siguiente:

Optimice la gestión de su Consejo: Guía completa para Secretarías