Última actualización: 5 de agosto de 2026.
Libros, facturas, contratos, escrituras… son algunos de los documentos que inundan las oficinas de las empresas. En muchas ocasiones nos preguntamos cual es nuestra obligación legal respecto a la obligación de conservar los documentos. Pues bien, con esta breve colaboración tratamos de dar respuesta a dicha pregunta. Además, se intenta dar algunas pautas de la casuística general. Cualquier proceso de adquirir o vender una empresa exige conservar los documentos, pues éstos serán analizados en los diferentes Tipos de Due Diligence.Respuesta rápida. El artículo 30 del Código de Comercio obliga a los empresarios a conservar los documentos de la empresa durante seis años, contados desde el último asiento realizado en los libros: afecta a libros de todo tipo, correspondencia, documentación y justificantes del negocio, salvo que una disposición general o especial amplíe el plazo. Esta obligación no debe confundirse con los plazos de prescripción: la laboral por infracciones es de tres años, la de Seguridad Social de cuatro, la de prevención de riesgos de cinco y la tributaria de cuatro, con diez años para la comprobación de cuotas compensadas o deducciones aplicadas y para los delitos contra la Hacienda Pública y la Seguridad Social. Conservar la documentación resulta además esencial en cualquier due diligence de compraventa de empresa.
Conservar los documentos: Regla General.
Es el artículo 30 del Código de Comercio el que regula esta cuestión. Señala que los empresarios tienen el deber de conservar los documentos durante 6 años. Aunque no lo señala de manera específica, la obligación de conservar los documentos afecta a libros (de todo tipo y naturaleza), correspondencia, documentación y justificantes concernientes al negocio. El plazo de los 6 años empieza a contar a partir del último asiento realizado en los libros. Y todo ello, siempre y cuando no exista disposición general o especial que amplíe dicho plazo. Podemos decir entonces que, con carácter general, la documentación contable, fiscal, laboral o mercantil debe guardarse, al menos, 6 años.Artículos relacionados
Conservar los documentos: Plazos de prescripción.
Muchas empresas asocian la obligación de conservar los documentos a los plazos de prescripción de las obligaciones asociadas a los mismos. Sin embargo tal asimilación no es correcta. Es decir, aunque la prescripción laboral a efectos de infracciones sea de 3 años la documentación soporte correspondiente debe conservarse, al menos, 6 años. Tal y cómo indica el código de Comercio. En este cuadro se relacionan los plazos de prescripciones más típicos:| Materia | Prescripción | Normativa |
| Laboral a efectos de infracciones | 3 años | Art. 4.1 RD 5/2000 |
| Seguridad Social a efectos de infracciones | 4 años | Art. 4.2 RD 5/2000 |
| Prevención de Riesgos Laborales a efectos de infracciones | 5 años | Art. 4.3 RD 5/2000 |
| Fiscal a efectos de deudas tributarias | 4 años | Art. 66 Ley 58/2003 |
| Fiscal a efectos de comprobaciones de cuotas compensadas o deducciones aplicadas | 10 años | Art. 66 bis Ley 58/2003 |
| Contable y mercantil | 6 años | Art. 30 del CC |
| Delitos contra Hacienda Pública y Seguridad Social | 10 años | Art. 131 LO 10/1995 |
Conservar los documentos: otros plazos
Hay otros documentos respecto de los que no existe plazo específico de conservación. En cualquier caso es recomendable:- Prestamos: Su conservación hasta que sean devueltos o cancelados
- Garantías: Su conservación hasta que se hayan cancelado
- Bienes de inversión: Su conservación hasta que se haya cumplido el plazo de regularización del IVA (puede alcanzar los 9 años)
- Documentación de ejercicio con Bases Imponibles Negativas: Su conservación hasta pasados 4 años desde su compensación
Conservar los documentos: Blanqueo de capitales
La Ley 10/2010 de 28 de abril, establece en su artículo 25 un período mínimo de conservación de documentos:- 10 años para la documentación que fundamente el cumplimiento de las obligaciones legales en esta materia.
- Copia de los documentos exigibles en aplicación de las medidas de diligencia debida.
- Original o copia de los documentos o registros que acrediten adecuadamente las operaciones y los intervinientes.
Conservar los documentos: Reglamento General de Protección de Datos (RGPD)
A los efectos de conservación de documentos, también hay que tener en cuenta la protección de los datos personales. El RGPD obliga a establecer una fecha de destrucción de los documentos que contienen datos de carácter personal. Tales como: clientes, trabajadores o proveedores. Contacta con Athenea, nuestra asistente de IA
Ayúdanos a mejorar: https://www.sondea.eu/s3/0689418e96be Otro artículo de interés: Plazos para Conservación y Cancelación de Datos Personales¿Necesitas asesoramiento legal?
Contactar con ILP AbogadosPara un análisis aplicado a su caso, visite nuestra área de Cumplimiento Normativo.
No te quedes con la duda, contacta con nosotros. Estaremos encantados de atenderte y de ofrecerte soluciones.
Preguntas frecuentes
Con carácter general, seis años. Así lo establece el artículo 30 del Código de Comercio: la documentación contable, fiscal, laboral o mercantil debe guardarse al menos seis años, siempre que no exista una disposición general o especial que amplíe dicho plazo.
El plazo de seis años empieza a contar a partir del último asiento realizado en los libros. No se computa, por tanto, desde la fecha de cada documento, sino desde el cierre registral de la contabilidad a la que la documentación da soporte.
Aunque el Código de Comercio no lo señala de manera específica, la obligación afecta a los libros de todo tipo y naturaleza, la correspondencia, la documentación y los justificantes concernientes al negocio: en la práctica, la documentación contable, fiscal, laboral y mercantil de la empresa.
No, y asimilarlos es un error frecuente. Aunque la prescripción laboral por infracciones sea de tres años, la de Seguridad Social de cuatro, la de prevención de riesgos de cinco o la de deudas tributarias de cuatro, la documentación soporte debe conservarse al menos los seis años del Código de Comercio; y existen plazos de diez años para comprobaciones fiscales de cuotas compensadas y para delitos contra la Hacienda Pública y la Seguridad Social.
Porque cualquier proceso de adquisición o venta de una empresa exige conservar la documentación: los libros, contratos, facturas y escrituras serán analizados en los distintos tipos de due diligence, y su falta puede complicar o encarecer la operación.
Contacto
No te quedes con la duda, contacta con nosotros. Estaremos encantados de atenderte y de ofrecerte soluciones.
